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W-ZERO3[es]でGTDを、最近実践しています。

会社の仕事は紙で管理していますが、私自身がやっている仕事やプライベートなことについては、W-ZERO3[es]で管理しています。
できれば一緒に管理したいんですけど、最近、PDAの業務利用禁止令なども出ているため、会社の仕事については紙で管理しています。

W-ZERO3［es］でGTDの利点

紙で管理していると、タスクが多くなったときに書き写しがタイヘンです。しかし、W-ZERO3[es]ならデジタルデータなので簡単。
しかも、パソコンのOutlookと連携できるので、パソコンで大量に入力したものを、W-ZERO3[es]で持ち歩くことが可能になります。

W-ZERO3［es］でGTDの欠点

長時間使用している場合、バッテリーが切れてしまうと参照することもできなくなってしまいます。外出先で、バッテリーが切れるまで使い切ることはほとんどありませんが、2日間くらい無充電で使い放題くらいになってくれると嬉しいです。

W-ZERO3［es］でGTDの方法

私は「仕事」というToDo管理のアプリを使っています。
標準でインストールされている、シンプルなアプリです。

以下が、その手順です。

1. 仕事の分類として「いつかやる／多分やるリスト」「プロジェクト」「次に取るべき行動のリスト」「次にとるべき購買のリスト」「連絡待ち」「完了」を作成。
2. 分類なしで、気になることを入力。
3. 分類なしに入力した気になることを、手順1で入力した分類に振り分け。
4. 「次に取るべき行動のリスト」や「次に取るべき購買のリスト」を参照して、タスクを実行。
5. タスクが完了したら、タスクのステータスを「終了」にして、分類を「完了」に変更。
6. Outlookの「フォルダへ移動」機能を利用して、予定表に移動。

以上です。
会議など、特定の日にちに実施する必要があるタスクは、カレンダーアプリの方に入力しています。

仕事アプリには、本当はもっとたくさんの設定項目があります。開始日、期限、優先度、達成率など、いろいろな設定項目があります。しかし、それらはほとんど無視して使っています。いまの私には、あってもなくても良い設定項目なので、必要になったときに使うことにして割り切ってしまいました。

割り切って使うことで、楽な気持ちで使えるようになった気がします。入力項目を全部埋めなくちゃいけないと思うと、気分が重いですからね(^^;

あと、最後に予定表に移動するのは、タスクが終わった日付がわかるようにするためです。ただし、必ず予定表に移動させるのではなく、そのときの気分で、メモに移動させたり、まったく移動させなかったりすることもあります。

今のところ、このあたりの管理は、ゆらぎを許容することにしています。必要があれば、あとから検索をかけられるので。あまりガッチリやってしまうと息苦しいですから、ほどほどに。

その他

今回の記事のような書き物は、タスクのメモ欄に、下書きをしています。
さらに、そのタスクを処理するのに必要な情報についても、タスクのメモ欄に記入しています。

メモ欄に記入して保存しておくことで、後から読み返すことができます。

これを繰り返していくことでW-ZERO3[es]の中にデータベースができあがり、自分が調べたいことが出たときに、役立つ情報を引っ張り出せる確率が上がっていきます。